مقدمة عامة عن اتخاذ القرار :
تهتم المحاسبة الإدارية بتوفير كافة المعلومات اللازمة للاستخدام الداخلي بالشكل الذي يعين الإدارة على أداء وظائفها على بصيرة وكفاءة ممكنة.
وتحتاج الإدارة إلى هذه المعلومات بمختلف مستوياتها فمثلاً مدير الإنتاج يود أن يتحقق من كفاءة استخدام المواد والعمالة في إنتاج المنتجات المختلفة المستهدفة، ومدير التسويق يرغب في معرفة إلى أي مدى أمكن تحقيق برنامج المبيعات المستهدفة؟ وهل كانت تكاليف التسويق أكثر أو اقل من اللازم؟ وهل من الواجب إسقاط خط إنتاجي معين من خطة الإنتاج؟ وما هي تكاليف زيادة الطاقة الإنتاجية، أيضاً قد يحتاج المدير المالي إلى معلومات عن التنظيم ككل لكي يمكنه إعداد وتقديم تقرير عن ربحية المنشأة ومركزها المالي إلى المستثمرين والمورين وغيرهم.
لاشك أن النظام المحاسبي يعد المصدر الأساسي للحصول على هذه المعلومات وغيرها التي يمكن اشتقاقها من البيانات العديدة التي يسجلها المحاسب يومياً وبخاصة بيانات تكاليف الأنشطة المختلفة التي تمثل أساساً هاماً لاتخاذ أي قرار إداري ناجح.
تهتم المحاسبة المالية بإتاحة المعلومات المحاسبية إلى الأطراف الخارجية في حين تهتم المحاسبة الإدارية بتوفير المعلومات والبيانات لإدارة المنشأة لتعينها على أداء وظائفها الإدارية من تخطيط وتنسيق وتوجيه ورقابة واتخاذ القرارات الإدارية المطلوبة.
يعتبر اتخاذ القرار فناً وعملاً .. فهو فن لأن القرار يتطلب نوعين من البيانات، بيانات موضوعية وأخرى شخصية كما أن اتخاذ القرار علم لأن كثيراً من القرارات الإدارية المعقدة يمكن أن تبسط لدرجة كبيرة عن طريق استخدام النماذج الرياضية الحديثة والمتقدمة في معالجتها، عادة يمر اتخاذ القرار الإداري بالمراحل الآتية :
1. تحديد المشكلة :
أهم مراحل اتخاذ القرار هي مرحلة التعرف على المشكلة الإدارية وتحديدها وذلك أن متخذ القرار لو فهم وحدد المشكلة بشكل خاطئ فإنه سوف يبذل جهداً ووقتاً ومالاً بدائل حل هذه المشكلة الخاطئة وجمع معلومات لا تتعلق بحل المشكلة الأصلية وفي النهاية اتخاذ قرار خاطئ.
2. تحديد بدائل حل المشكلة :
بعد تحديد المشكلة تحديداً دقيقاً وسليماً يكون السؤال كيف تحل هذه المشكلة؟ وعادة ما يكون هناك أكثر من حل ممكن للمشكلة ويجب حصر وتحديد هذه البدائل.
3. جمع المعلومات المناسبة :
يتطلب اتخاذ القرار توافر البيانات والمعلومات اللازمة والكافية لاتخاذ القرار وهذه البيانات قد تكون موضوعية أو شخصية، داخلية أو خارجية، عن التكاليف والأحداث الماضية أو مجرد توقعات لما يجب أن تكون عليه هذه التكاليف أو الأحداث في المستقبل وأياً كانت هذه المعلومات فإنها لابد أن تكون مناسبة، بمعني أنه لابد من اختيار وجمع تلك المعلومات التي لها علاقة وتأثير على اتخاذ القرار وعدم الالتفات على ما دون ذلك.
4. اتخاذ القرار :
بعد تحديد المشكلة تحديداً دقيقاً وتحديد بدائل حلها ثم جمع المعلومات المناسبة والكافية يكون اتخاذ القرار أمراً سهلاًً وممكناً.
يتمثل دور البيانات والمعلومات المحاسبية في زيادة المعرفة وتخفيض مخاطر عدم التأكد ولذا تكون هذه المعلومات غالباً كمية وموضوعية لذا يجب أن تتصف بالملاءمة وأن تأتي في التوقيت المناسب وأن تكون صحيحة ودقيقة.
تعد ملاءمة أو مناسبة المعلومات المحاسبية من أهم خصائص هذه المعلومات وتعني الملاءمة أن المعلومات يجب أن تكون هامة ومفيدة عند دراسة المشكلة والملاءمة أمر هام سواء أكانت المعلومات للاستخدام الداخلي أو الخارجي، فالتقارير الخارجية كقائمة الدخل والميزانية عادة ما تخدم مستخدمين متعددين وبالتالي يجب أن تكون شاملة وملائمة لأغراض عديدة ومختلفة ولكن بالنسبة للتقارير الداخلية فإن مفهوم الملاءمة يكون أمراً هاماً ومؤثراً لأن هذه التقارير الداخلية تساعد المديرين على اتخاذ قرارات فردية معينة وتعين على حل مشاكل معينة بذاتها ولذلك يجب أن تشمل فقط البيانات والمعلومات المحاسبية المفيدة لكل مدير في مستوي إداري معين.
إلا أن القيد الأساسي على هذه التقارير المحاسبية الداخلية هو تكلفة إعداد هذه التقارير ومن هذا تبرز أهمية دراسة التكلفة والعائد بمعني أن التنظيم يكون مستعداً لإنتاج أي معلومات- فقط- إذا كان العائد أو الفائدة من ورائها تفوق تكاليف الحصول عليها تطبيقاً لمبدأ اقتصاديات المعلومات.
أما التوقيت المناسب لوصول المعلومات فيعني أن الحاجة إلى المعلومات المحاسبية حاجة جارية وفورية خاصة وأن كثيراً من التقارير المحاسبية تفقد قيمتها والحاجة إليها بسرعة شديدة ولهذا فإنه من المفيد أحياناً الحصول على معلومات تقريبية وبسرعة من الحصول على معلومات أكثر دقة لكنها أتت إلى مستخدميها متأخرة عن الوقت المطلوبة فيه.
أيضاً من أهم خصائص المعلومات المحاسبية خاصية الدقة والصحة لأنه لا فائدة من الحصول على معلومات فورية بسرعة لكنها غير دقيقة وخاطئة تؤدي بالمدير إلى اتخاذ قرارات خاطئة.
يكون التقرير صحيحاً إذا ذكر مثلاً أن أرباح المنشأة عن السنة السابقة 560.000 دينار بالرغم من أن الأرباح الدقيقة هي 560.386 دينار.
تتم المفاضلة بين صحة ودقة المعلومات على أساس الوقت والتكلفة إذ يفضل المديرون الحصول على معلومات صحيحة وسريعة ذات تكلفة أقل نسبية عن معلومات دقيقة وبطيئة وذات تكلفة أعلى.
تختلف تقارير المحاسبة الإدارية عن تقارير المحاسبة المالية في أن تقارير المحاسبة الإدارية تعد لمستخدمين داخليين وذات استخدام محدد تقدم لرجل إدارة معينة لحل مشكلة معينة ولذلك فهي أكثر تفصيلاً وتتصف بالتعاقب أو الدورية بينما تقارير المحاسبة المالية تعد أساساً لمستخدمين خارجيين وهي تقارير عامة تعد لاستخدامات ومستخدمين مختلفين وهي إجمالية عموماً.
