خطوات عملية اتخاذ القرارات وأدواتها
أولا: خطوات عملية اتخاذ القرارات
إن علماء الإدارة والتنظيم يرون أن عملية اتخاذ القرارات تتطلب ضرورة اتخاذ عدة خطوات علمية والاختصار في هذه الخطوات يؤدي إلى غموضها وإبهامها ويجعلها لا تعطي الحقيق العلمية بكاملها وتتمثل هذه الخطوات في مل يلي:
أ- تحديد المشكلةّ: أول خطوة في عملية اتحاد القرارات هي تحديد المشكلة أو الموضوع الواجب اتخاذ الفرار بشأنه وهذا التحديد على جانب كبير من الأهمية لأنه يحدد بدوره مدى فعالية الخطوات التالية، ففي حالة عدم معرفة المشكلة الحقيقية فإن القرار الذي سيتخذ سيكون قرار غير سليم لعدم ملائمته للمشكلة التي بصددها.
من اجل ذلك فإن " جاندر مورفي " كتب في موضوع كبير الأهمية بعنوان " المعلوم والمجهول في ديناميكية الإدراك الاجتماعي" موضحا أن جميع التجارب التي أجريت ميدانيا تؤكد على ضرورة الإحساس بكل ما حولنا...ما يثيرنا ... وما يهددنا... بل غنه يؤكد على أن الدراسات تشير إلى انه كلما أحاط ضعف إحساسنا بها، وهكذا تتلاشى قدرتنا حتى على التعرف على الحقيقة ما قد يكون حدث لنا.
ب- تحديد المشكلة: يعني تصنيفها وتجميع الحقائق فمن الضروري تصنيف المشكلة لغرض معرفة من الذي يجب أن يتخذ القرار؟ ومن الذي يجب استشارته؟ ومن الذي يجب إبلاغه؟ وبدون هذا التصنيف المسبق يكون من الصعب جدا تحويل القرار النهائي إلى عمل فعال.وعادة يتم التصنيف المسبق حسب أربعة أسس هي:
1- الفترة الزمنية المستقبلة للقرار أي الفترة التي يجب أن تلتزم بها المؤسسة للقيام بالعمل المتعلق به.
2- وضع القرار على الوظائف والنواحي الأخرى.
3- عدد الاعتبارات النوعية التي تدخل في القرار.
4- مدى التكرار المنتظم للقرار.
ومن جهة أخرى تعتبر عملية تجميع الحقائق من الأمور الحيوية عند اتخاذ القرار وكلاهما ضروري للتسيير، وهذه العملية لا يمكن القيام بها إلا بعد تحديد المشكلة وكل المعلومات المتعلقة بها حتى تتكون لدى المسير صورة كافية وأكيدة تسمح له بمعرفة نتائج قراره وتحليل المشكلة يكون في المستويات الإدارية العليا وهي تحتاج إلى مهارات وخبرات تسييرية عالية.
ﺟ - تنمية الحلول البديلة: بعد الخطوتين السابقتين يصبح من الضروري تحديد عدة حلول بديلة للمشكلة حتى نتمكن من العثور على الحدود الجديدة لها، أي أننا من مفهوم اللفظ نعرف ضرورة أن يكون هناك أكثر من حل ويرى علماء التنظيم والإدارة أن هذه الحلول البديلة ينبغي أن تكون قابلة للقياس وأن يكون هناك ارتباط بين الحلول بمعنى ينبغي بذل الجهد للتعرف على الحلول البديلة القابلة للتطبيق.
د- تقييم كل بديل: بعد تحديد الحلول البديلة نقوم بتقييم كل حل بديل وذالك بتحديد المزايا والعيوب المتوقعة لكل منهم،وهذه الخطوة تستلزم التنبؤ بالمستقبل لأن هذه الأخيرة لن تظهر إلا مستقبلا، وتنطوي عملية التقييم إلى خطوتين بدورها وتتمثل في:
1- تحديد العوامل الإستراتيجية التي سيركز عليها الاهتمام عند القيام بعملية التنبؤ.
2- التنبؤ بالنتائج المتوقعة لكل بديل.
ومما لا شك فيه أنه ينبغي عند تقييم الاحتمالات أن يكون في اعتبار المسيرين اختيار الحل الذي يقدم الاحتمالات التي تساهم في تحقيق الأهداف المنشودة.
ﮬ - اختيار أفضل حل: بعد القيام بالخطوات السابقة على أحسن وجه يأتي الآن دور اختيار وتحديد الحل الأفضل من البدائل المختلفة والتي يحقق الأهداف التي من أجلها يتخذ القرار.
إن هذه العملية ليست سهلة وهذه الآن بعض المعايير المساعدة على اختيار أفضل حل من بين الحلول المحتملة.
1- الخطر: من المعروف أنه لا يوجد عمل يخلو كلية من الخطر وعلى هذا الأساس تقارن أخطار كل بديل بالمكاسب المتوقعة منه وتناقص الأخطار في اختيار البدائل بخبرة المسير الذي أثناء أدائه لوظيفته يمر بالعديد من التجارب، ومن هذه التجارب فإنه يخرج دائما منها بدروس مستفادة تقلل من وقوع الخطر في اختيار البدائل ( الحلول ) لكل مشكلة.
2- الوفرة في الجهد: وهنا تكون المقارنة بين النتائج المتوقعة والجهد اللازم لتحقيقها ويعتبر أسلوب الدراسة والتحليل أقل تكلفة من أسلوب إجراء التجارب فمما لا شك فيه أن الوقت والجهد المبذول والأوراق المستعملة وغير ذلك من المتطلبات أقل تكلفة من تكاليف إجراء التجارب وغالبا ما يكون الحل الأفضل هو ذلك الحل الذي يعطي أكبر النتائج وبأقل جهد ممكن.
3- الموارد المتاحة وقيودها: ولعل أهم هذه الموارد والتي ينبغي أخذ قيودها في الحسابات عند الاختيار هي الموارد البشرية، أي الأفراد الذين سيقومون بتنفيذ القرارات ومن ثم لا يمكن إطلاق حل المشكلة عن طريق لا يمكن تنفيذه نظرا لأن الموارد البشرية اللازمة غير متاحة أو غير موجودة في المكان المناسب وهذا صحيح بالنسبة للموارد الأخرى، وقد قسم "هاربرت سايمون " القرارات الى ثلاث لأنواع:
- قرارات وسيطة: وينبغي على من يتلقاها أن ينفذها وفقا للتعليمات الصادرة إليه.
- قرارات استثنائية ويمكن للمسؤولين فيها اتخاذ القرارات المناسبة في ضوء المعلومات الجديدة.
- قرارات ابتكاريه: ويقوم بها القادر في عمله والمتمكن من نفسه والعارف بجميع الظروف ويرى علماء الإدارة أن أصعب القرارات تلك القرارات الإبتكارية التي يرتبط تنفيذها بإحداث تغيرات لما تعتمدا القوى العاملة في المشروع، وحينئذ تصطدم القرارات بما يطلق عليه العلماء بجمود الرغبات النفسية لدى الفرد والتي تتمثل في ميلهم نحو عدم التغيير أي الجمود النفسي.
و- تحويل القرارات إلى عمل فعال: بعد اختبار أفضل بديل، يأتي في الأخير دور تحويل القرار إلى عمل فعال. وهذه الخطوة تتطلب تفهم القائمين بتنفيذ التغيرات المتوقع حدوثها في سلوكهم وتصرفاتهم وكذا التغيرات المتوقعة في تصرفات الأشخاص آخرين الذين يعملون معهم لذلك لا بد من تحفيزهم وتوعيتهم في العمل والملاحظ أن خطوات عملية اتخاذ القرارات تتبع تسلسل منتظم بحيث كل قرار يؤدي إلى نتيجة والتي بدورها تصبح وسيلة ضرورية لأخذ قرار آخر، وهذا ما يجعل هذه العملية مستمرة ومتكررة.
