بعد أخذ المعايير الضرورية بعين الاعتبار فإن العمل الأساسي لمصمم هذا النظام سوف ينصب في توضيح إجراءات عمل النظام وفق توفير مجموعة المقومات الأساسية التي يمكن أن يتكون منها النظام، وذلك من خلال تصميم النماذج الخاصة بكل منها، كما يلي:
أ- تصميم المجموعة المستندية: يمثل وجود المستندات نقطة البداية في عمل نظام المعلومات المحاسبي من حيث أنها تمثل الأساس المهم في توفير البيانات اللازمة لعمله .
ويمكن لمصمم النظام أن يقوم بتصميم مجموعة المستندات اللازمة للمؤسسة اعتمادًا على طبيعة نشاطها وطبيعة العمليات المالية والأحداث الاقتصادية التي تقوم بها، حيث أنه لا يوجد شكل محدد وموحد للمستندات التي يمكن تداولها في المؤسسات بصورة عامة، وإنما هناك اختلافات كثيرة في نوعية وحجم البيانات التي يمكن أن تحتويها تلك المستندات. وبصورة عامة يمكن أن يقوم مصمم نظام المعلومات المحاسبي بتصميم نوعين أساسيين من المستندات اللازمة لأداء العمل المحاسبي وهما :
- مستندات الإثبات: تحتوي على البيانات التي تؤيد حدوث العمليات التي أحدثتها المؤسسة بصورة فعلية وحقيقية، كما تعتبر مستندات مرافقة ومؤيدة للمستندات المحاسبية.
ومن أمثلة مستندات الإثبات: مستندات الشراء، مستندات البيع، عقود الإيجار من الغير أو الإيجار إلى الغير، سندات الملكية للتثبيتات والأوراق التجارية بمختلف أنواعها...الخ.
- المستندات المحاسبية: تعتبر المادة الأولية التي يستعملها هذا النظام والتي تقوم بتزويده بالبيانات التي تدخل في عملية المعالجة، كما تشكل هذه المستندات والوثائق المدخل الأساسي في تصميم عمليات الرقابة الداخلية وتحديد مسار المراجعة من أجل اكتشاف الأخطاء و منع حالات الغش و التلاعب .
وهي المستندات التي توضح طبيعة العمليات المحاسبية الخاصة بالأحداث الاقتصادية التي قامت بها المؤسسة، وهي تفيد في توضيح كيفية المعالجة المحاسبية في السجلات والدفاتر المحاسبية.
ومن أمثلة المستندات المحاسبية:
• مستند القبض: الذي يحرر في حالة استلام المؤسسة نقدية أو صكوك من الغير، وهو بذلك يتعلق بالإيرادات التي يمكن أن تحصل عليها المؤسسة.
• مستند الصرف: الذي يحرر في حالة صرف المؤسسة نقدية أو صكوك إلى الغير، وهو بذلك يتعلق بالمدفوعات التي يمكن أن تدفعها المؤسسة.
• مستند قيد اليومية: الذي ينظم التسوية النقدية التي تتطلب صرف مبلغ نقدي أو بموجب صك ولقبض مبلغ نقدي أو بصك.
ب- تصميم المجموعة الدفترية: تمثل المجموعة الدفترية الوعاء الذي يتم فيه تفريغ البيانات التي تحتويها المجموعة المستندية وما يمكن أن يتم عليها من عمليات وإجراءات محاسبية متعددة. ولكي يقوم مصمم النظام بتحديد وتصميم المجموعة الدفترية فإن هناك مجموعة من الطرق التي يمكن أن تستخدم أحداها اعتمادًا على حجم المؤسسة وكمية البيانات المتولدة عن الأحداث الاقتصادية التي يمكن أن تحدث فيها، وقد اتخذت هذه الطرق مسميات الدول التي استخدمتها لأول مرة وهي تتمثل في الآتي :
- الطريقة الأمريكية: وهي تعتمد على مسك دفتر واحد تسجل فيه كافة العمليات المالية وترحل إلى الحسابات المتأثرة بها أيضا وذلك عن طريق تقسيم كل صفحة من صفحات الدفتر إلى قسمين يحتوي أحدهما على قيد اليومية بينما يوضح القسم الآخر حقول الترحيل إلى الجانب المدين والدائن من الحسابات المتأثرة.
ويمكن القول أن الطريقة الأمريكية يمكن أن تستخدم في حالة المشاريع الفردية صغيرة الحجم أو المؤسسات الاقتصادية الخاصة مثل الجمعيات التعاونية والنوادي نظرًا لمحدودية أحداثها الاقتصادية وبالتالي صغر حجم البيانات المتولدة عنها.
-الطريقة الإيطالية: وهي تعتمد على مسك دفترين أحدهما لليومية العامة والآخر للأستاذ العام، وهي غالبًا ما تستخدم في المؤسسات الاقتصادية صغيرة الحجم .
- الطريقة الإنكليزية : تعتمد على ثلاثة أنواع من الدفاتر وهي:
• مجموعة دفاتر يومية مساعدة.
• مجموعة دفاتر أستاذ مساعدة.
• دفتر أستاذ عام.
وتستخدم هذه الطريقة في المؤسسات الاقتصادية كبيرة الحجم، حيث يعتمد عدد دفاتر اليومية المساعدة ودفاتر الأستاذ المساعدة على حجم العمليات التي تحدثها المؤسسات الاقتصادية.
- الطريقة الفرنسية: وهي تعتمد على مسك أربعة أنواع من الدفاتر وهي :
• مجموعة دفاتر يومية مساعدة.
• دفتر يومية عامة.
• مجموعة دفاتر أستاذ مساعدة.
• دفتر أستاذ عام.
وتستخدم هذه الطريقة في المؤسسات الاقتصادية كبيرة الحجم وهي تختلف عن الطريقة الإنكليزية في وجود دفتر يومية عامة يمكن أن يستفاد منه في الوصول إلى الإجماليات الخاصة بالأقسام أو الفروع التي يمكن أن تفيد في معرفة بعض البيانات الخاصة بتلك الأقسام أو الفروع.
أما في التنظيم المحاسبي الجزائري، ينص القانون 07-11 المتضمن النظام المحاسبي المالي في المادة 20 على ضرورة أن" تمسك الكيانات الخاضعة لهذا القانون دفاتر محاسبية تشمل دفترا يوميا، دفترا كبيراً، ودفتر الجرد...، ويتفرع الدفتر اليومي والدفتر الكبير إلى عدد من الدفاتر المساعدة والسجلات المساعدة بالقدر الذي يتوافق مع احتياجات الكيان .
وفي حالة استعمال دفاتر مساعدة، فإن الدفتر اليومي يتضمن فقط الرصيد الشهري للكتابات الواردة في الدفاتر المساعدة (المجاميع العامة الشهرية لكل دفتر مساعد). ويتضمن الدفتر الكبير مجموع حركات الحسابات خلال الفترة المعينة.
ونستنتج من محتوى المادة 20 من القانون 07-11 أن الجزائر تعتمد على الطريقة الفرنسية من خلال مسك دفتر يومية عام ودفتر أستاذ عام، ودفاتر مساعدة لكل منهما.
ج- تصميم دليل الحسابات: يمكن تعريفه أنه : مجموعة من القوانين و الإجراءات التي تعمل على ضبط وتنظيم العمل المحاسبي ، بحيث يحتوي هذا الدليل على خريطة حسابات تصف الخطوط العامة التي تجري على أساسها عملية تمييز وحصر وتجميع البيانات المحاسبية المناسبة لغرض القياس في ظل المعالجة اليدوية.
ويمثل دليل الحسابات أداة مهمة لتسهيل أداء العمل المحاسبي في المؤسسة الاقتصادية من خلال ما يمكن أن يتضمنه من أسماء محددة للحسابات التي يمكن أن تتأثر بها أحداث المؤسسة الاقتصادية والرموز أو الأرقام التي تعطى لها ، إضافة إلى أن دليل الحسابات يمكن أن يوضح كيفية إجراء بعض العمليات المحاسبية أو كيفية استخدام بعض الوحدات المحاسبية المختلفة.
ولغرض تصميم دليل الحسابات ينبغي على المصمم القيام بالآتي:
- تحديد كافة الحسابات التي يمكن أن تتأثر بها عمليات المؤسسة وتوحيد مسمياتها وتبويبها وفق مجموعات متجانسة يمكن أن تحقق الأهداف المرجوة منها.
- توضيح مفاهيم الحسابات بصورة لا تقبل اللبس أو الغموض عند استخدامها في معالجة البيانات.
- الأخذ بعين الاعتبار عامل المرونة في استيعاب أية حسابات إضافية يمكن أن تحتاج إليها المؤسسة في المستقبل لكي لا يتطلب ذلك إعادة النظر في عملية تصميم الدليل أو خلق مشكلات لعمل النظام ككل.
د- تصميم المخرجات: تتجسد مخرجات نظام المعلومات المحاسبي في صورتين أساسيتين هما:
- التقارير المالية: يجب على مصمم النظام تصميم شكل ومضمون التقارير المالية بما يضمن تدفق البيانات والمعلومات لمختلف المستويات الإدارية أفقياً وعمودياً.
ولا توجد تقارير نموذجية موحدة لكل المؤسسات وإنما يختلف شكلها ومضمونها من مؤسسة إلى أخرى باختلاف النشاط أو الحجم...الخ، كما تختلف من حيث زمن تقديمها (تقارير يومية، أسبوعية، شهرية...)، كما تختلف أيضاً من حيث المحتوى (تقارير تخطيطية، رقابية، مالية، وصفية...الخ).
- القوائم المالية: في العادة هذا النوع من المخرجات تتكفل بتصميمه الجهات الوصية على العمل المحاسبي في البلد الذي تنشط فيه المؤسسة.
