طرق و أساليب تصميم نظام المعلومات المحاسبي -الأستاذ قورين حا

طرق و أساليب تصميم نظام المعلومات المحاسبي -الأستاذ قورين حاج قويدر-جامعة الشلف
عند القيام بعملية تصميم نظام المعلومات المحاسبي يمكن للمصمم اختيار إحدى الطريقتين الآتيتين:
- الطريقة التكاملية للتصميم.
- الطريقة الترابطية للتصميم.
أولاً- الطريقة التكاملية للتصميم
تقوم هذه الطريقة على دراسة كافة احتياجات المستويات الإدارية من البيانات وتوحيدها في قاعدة واحدة للبيانات، حيث يتم تشغيل البيانات المرتبطة بمختلف الأحداث الاقتصادية مرة واحدة وبصورة مركزية بمجرد وقوعها ، ثم العمل على تخزينها لحين الاحتياج إليها من قبل مستخدميها .
وبذلك فإن السمة المميزة لهذه الطريقة تتمثل في مركزية تشغيل البيانات ووجود قاعدة واحدة لها بما يقضي على الازدواجية والتضارب الذي قد ينشأ في غياب هذا التكامل. وقد أطلق البعض على هذه الطريقة (بطريقة قاعدة البيانات) والتي تعد بمثابة المستودع العام لجميع البيانات ذات القيمة بالنسبة لمستخدمي المعلومات والتي يتم تنظيمها بما يكفل توفير احتياجاتهم من البيانات وقت الحاجة إليها بيسر وسهولة. ويتحقق ذلك من خلال (نظام إدارة قاعدة البيانات) والذي يعد جزءًا رئيسيًا من النظام التكاملي ويعمل على التوفيق بين الكيفية التي يتم بها تخزين واستعادة البيانات وتلك التي يستهدفها المستخدمون ليتمكنوا من الاستناد إليها في مباشرتهم لمهامهم، ليس هذا فحسب بل إن نظام إدارة قاعدة البيانات يعد مسؤولاً عن تنظيم البيانات المدخلة في قاعدة البيانات، وتحديثها، وتشغيلها، واستعادتها عند الاحتياج إليها.
وتجدر الإشارة إلى أنه في ظل هذه الطريقة يتطلب الأمر ضرورة تنظيم البيانات بصورة تكفل توفير احتياجات كافة المستخدمين ودون قصر ذلك على فئة معينة، وهذا يقوم على افتراض ضمني مفاده مقدرة المستخدمين على إجراء التعديلات المناسبة على البيانات التي تحويها القاعدة العامة للبيانات بما يكفل احتياجاتهم المختلفة.
1- الأركان التي ترتكز عليها الطريقة التكاملية للتصميم: ترتكز هذه الطريقة على ركنين أساسيين مستوحيين من مدخل النظم ويتمثلان في :
أ- التماسك: ووفقًا لركن التماسك فإنه ينظر إلى النظام على أنه بمثابة تجميع لمجموعة من العناصر أو الأجزاء التي يتم الربط فيما بينها في إطار متكامل. وهذا التجميع يتحقق من خلال النظر إلى المؤسسة الاقتصادية كوحدة وليس كأجزاء منفصلة، وبالتالي فإن جميع الأنظمة الفرعية يجب أن تتكامل في نظام واحد للمعلومات لتلافي التضارب فيما بينهما. ليس هذا فحسب بل إن الأمر يتطلب أثناء دراسة المشكلات التي تعاني منها المؤسسة، تمهيداً للتوصل إلى الحلول الكفيلة بتلافيها، ويتم في إطار عام للمؤسسة ككل وليس على مستوى كل من نشاطاتها الفرعية. حيث أن إغفال تلك النظرة الشاملة قد يؤدي إلى إيجاد الحلول الكفيلة بمعالجة المشكلات التي تعاني منها النشاطات الفرعية كل على حدا، إلا أنه قد تظهر مشكلات جديدة للنشاطات الأخرى أو للمؤسسة ككل، وقد تكون أكثر حدة من المشكلات الأصلية.
ب-اتجاه التصميم من أعلى إلى أسفل: وفقًا لهذا الركن، فإن التصميم يبدأ من الأهداف العامة للمؤسسة والتي تعد بمثابة المحور الذي تنطلق منه مختلف الإجراءات الكفيلة بتحقيقها، ويتميز اتجاه التصميم من أعلى إلى أسفل بأنه يؤدي إلى تصميم نظام متكامل. كما يتميز هذا الاتجاه بالقضاء على تدخل المستويات الإدارية الدنيا في تحديد نوع المعلومات التي ترفع إلى المستويات العليا والتي غالبا ما تكون معلومات تجميعية عن أداء النشاطات المتكررة. وبالإضافة إلى ما تقدم فإن التصميم من أعلى إلى أسفل يساعد في تحديد احتياجات المستويات الإدارية العليا أولاً من المعلومات ثم من خلاله يتم تحديد معلومات المستويات الأخرى والتي يجب أن تعمل على تحقيق أهداف المستويات الإدارية العليا والتي تمثل أهداف المؤسسة.
ومن الطبيعي فإن إتباع المدخل التكاملي في التصميم يتطلب الكثير من المهارات الواجب توافرها في محللي الأنظمة، إضافة إلى المعرفة الواسعة بمختلف نشاطات المؤسسة بما يكفل تدفق المعلومات بصورة غير متحيزة لأي منها وذلك لكافة المستويات الإدارية .
ويتم تصميم النظام وفقًا لهذه الطريقة من خلال فريق عمل يشمل العديد من التخصصات، منها تحليل وتصميم الأنظمة المحاسبية،والإنتاج، والتسويق،...الخ، وحتى يتسنى لهذا الفريق أداء مهامه بكفاءة فإنه يجب أن يتبع المستويات الإدارية العليا المباشرة.
2- الانتقادات الموجهة للطريقة التكاملية للتصميم: يؤخذ على هذه الطريقة ارتفاع تكاليف المصاحبة لها لما يستلزم من معدات تشغيل للمعلومات غاية في التعقيد مما يؤدي إلى عدم كفاية الموارد المتاحة للكثير من المؤسسة لتمويل مثل هذه الأنظمة .
كما أن إنشاء القاعدة العامة للبيانات يتطلب بصدد تصميم هذه القاعدة الاستعانة بالعناصر التي تتصف بالكفاءة في التنسيق بين مختلف الاحتياجات من المعلومات والعمل على توفيرها. ولهذا فإن البعض يرى أن الطريقة التكاملية للتصميم وفي ضوء اختلاف القرارات الإدارية وما تستلزمه من معلومات قد تختلف في خصائصها، فإن ذلك يعني عدم واقعية الطريقة التكاملية في العمل على توفير احتياجات المستخدمين من المعلومات الملائمة.
وكما أوضحت إحدى الدراسات التي قامت بها الجمعية الوطنية الأمريكية للمحاسبين فإن هذه الطريقة تعد غير واقعية حتى بالنسبة للدول التي تعد رائدة في مجال تكنولوجيا المعلومات والتي تتوافر لدى مؤسساتها رؤوس أموال ضخمة وكوادر بشرية ذات مهارات عالية.
ثانياً- الطريقة الترابطية للتصميم
1- أساس عمل الطريقة الترابطية
نتيجة للانتقادات التي وجهت للطريقة التكاملية، فقد ظهرت طريقة بديلة تتلافى عيوب الطريقة السابقة وهي تعرف بالطريقة الترابطية، وتقوم هذه الطريقة على الأركان نفسها التي تقوم عليها الطريقة التكاملية والمستوحاة أساساً من مدخل النظم المشتملة في اتجاه التصميم من أعلى إلى أسفل والتماسك.
ومفهوم اتجاه التصميم لا يختلف عما هو عليه في ظل الطريقة الترابطية، حيث يبدأ في ضوء الأهداف العامة للمؤسسة وينتهي بالعمل على ربط مخرجات كافة الأنظمة الفرعية باحتياجات مختلف القرارات التي تتخذها المستويات الإدارية والتي تكفل تحقيق تلك الأهداف .
غير أنه خلافاً للطريقة التكاملية والتي بموجبها يتحقق التماسك من خلال مركزية تجهيز البيانات ووجود قاعدة واحدة لها، فإن ذلك التماسك وفقًا للطريقة الترابطية يسمح بضمان الاستقلال النسبي للأنظمة الفرعية في إدخال بياناتها وتشغيلها وتحديثها واستبعادها مع الاحتفاظ بنوع من الترابط فيما بينها، وهذا يعني أن هذه تتخطى عيوب الطريقة التكاملية والتي تقوم على المركزية كنتيجة لاحتفاظ كل من الأنظمة الفرعية بقاعدة للبيانات خاصة بها تتفاعل مع الأنظمة الفرعية الأخرى من خلال شبكة اتصال. ولهذا فإنه يتم تصميم كل من الأنظمة الفرعية وفقًا لهذه الطريقة بصورة منفردة نظرًا لصعوبة تصميم النظام الشامل كوحدة واحدة، مع الأخذ بعين الاعتبار ضرورة تفاعل كل من الأنظمة الفرعية مع غيرها من الأنظمة .
وهذا يعني انه وفقًا لهذه الطريقة يقوم كل نظام فرعي في نظام المعلومات المحاسبي بالتشغيل أو التجهيز الذاتي للمعلومات الخاصة به، مع التفاعل مع غيره من الأنظمة الفرعية من خلال شبكة الاتصال ليستكمل احتياجاته من المعلومات لتكون له القدرة على تلبية احتياجات كافة مستويات المستخدمين من المعلومات.
2- مزايا الطريقة الترابطية للتصميم: تتميز هذه الطريقة بالعديد من المزايا يمكن تلخيص أهمها فيما يلي :
أ- بساطة شبكة الاتصال، حيث تقتصر على الربط بين النظام الفرعي وكل من مستخدمي ذلك النظام والأنظمة الفرعية التي تتفاعل معه فقط. وهذا يقضي على أحد الانتقادات الموجهة للطريقة التكاملية والمتمثلة في ربط المستخدمين بقاعدة واحدة للبيانات من خلال شبكة اتصال واحدة ، مما يجعل ذلك الربط أمرًا غير واقعي لما يتطلبه من مهارات عالية في التصميم وأجهزة غاية في التعقيد.
ب- تزداد أهمية إتباع هذه الطريقة في الحالات التي تكون فيها احتياجات المستخدمين من المعلومات تتفاوت في نوعيتها، حيث أن الهدف الرئيسي من هذه الطريقة هو العمل على تصميم نظام يوفر الاحتياجات الفعلية لكل مجموعة من مجموعة المستخدمين على حدا، بخلاف ما تقوم عليه الطريقة التكاملية والتي تعمل على توفير مخرجات موحدة لكافة المستخدمين بافتراض مقدرتهم على إجراء التعديلات المناسبة عليها لتصبح ملائمة لاستخداماتهم، مما قد يؤدي إلى عدم توفير الاحتياجات الفعلية للكثير منهم.
ج- تعد هذه الطريقة مناسبة في حالة انتشار مصادر البيانات المدخلة في مواقع متفرقة ويتطلب الأمر تشغيلها بمجرد وقوع الأحداث المرتبطة بها ودون الحاجة لتجميعها تمهيداً لتشغيلها مركزيًا كما هو الحال في ظل الطريقة التكاملية.
د- إن تعدد المنتجات وتوسع المؤسسات يتطلب ضرورة الاستعانة بالطريقة الترابطية للتصميم ليتم توفير احتياجات مختلف المستويات الإدارية من المعلومات التفصيلية التي تتفق مع طبيعة مختلف النشاطات.
هـ- في حقيقة الأمر نجد أن الطريقة الترابطية للتصميم قد أحدثت تغيرا كبيراً في فلسفة تصميم الأنظمة نتيجة للتطورات التكنولوجية في المكونات المادية أهمها الحاسبات الإلكترونية الصغيرة لأنظمة المعلومات ذات التكلفة المنخفضة نسبياً والتي تتيح تشغيل كم هائل من البيانات وتخزينها وتوصيلها بكفاءة عالية.
و- تتميز هذه الطريقة بالمرونة الكافية في تصميم أنظمة فرعية جديدة أو تعديل أنظمة قائمة في وقت قصير ودون أن يؤثر ذلك على بقية الأنظمة الفرعية القائمة التي ينطوي عليها النظام الشامل.
ي- تعمل على ضمان المزيد من السرية والحماية للبيانات خلافاً للطريقة التكاملية والتي تقوم على إتاحة كافة البيانات التي تنطوي عليها القاعدة العامة للبيانات لكافة المستخدمين.
ونتيجة للمزايا التي تحظى بها الطريقة الترابطية فإننا نجد في الواقع العملي اتجاهًا متزايدًا نحو استخدامها في تصميم الأنظمة.
3- عيوب الطريق الترابطية: يؤخذ على هذه الطريقة أن ما قد تنطوي عليه من مبالغة في استقلالية الأنظمة الفرعية مع صعوبة التعامل بينها، قد ينتج عنه تعذر التنسيق فيما بينها، ورغم ذلك فإن هذا الانتقاد يمكن التغلب عليه من خلال الاستعانة بعناصر ذات مهارات عالية في مجال التصميم مع الالتزام بركني التصميم المتمثلين في التماسك واتجاه التصميم من أعلى إلى أسفل